Procurement Management

Procurement screen එකෙන් ඔයාගේ installation job එක ඉවර කරන්න අවශ්‍ය වෙන හැම physical hardware සහ materials එකක්ම manage කරගන්න වගේම track කරගන්නත් පුළුවන්. ඔයාගේ active, selected project quotation එකේ තියෙන items ටික මේකෙන් automatic organize කරලා දෙනවා. ඒ නිසා ඔයාට shopping වැඩ කටයුතු කරන්න, actual costs record කරන්න සහ serial numbers log කරගන්න හරිම ලේසියි.

Procurement Open කරගන්නේ කොහොමද?

Open the Page: ඔයාගේ Project Details screen එකට ගිහින් උඩම header එකේ Site Plan button එකට එහා පැත්තෙන් තියෙන Procurement button එක click කරන්න.

Procurement Dashboard එක Navigate කිරීම

Default විදිහටම, මේ screen එකෙන් ඔයා select කරපු client quote එකේ තියෙන හැම item එකක්ම ඇදලා අරන්, quotation එකේ ඉන්න vendors ලා අනුව ලස්සනට sections වලට group කරලා පෙන්වනවා.

1. Header Search සහ Summary Cards

Search Bar: ඔයාගේ material lists එකපාරම filter කරගන්න උඩින්ම තියෙන main search field එක පාවිච්චි කරන්න පුළුවන්. Item name, description, vendor, project, quotation, category, purchase invoice number, නැත්නම් specific serial numbers පවා මෙතනින් search කරන්න පුළුවන්.
Total Items Card: Job එකට අවශ්‍ය වෙන total items ප්‍රමාණයට සාපේක්ෂව දැනට purchased කියලා mark කරපු exact item count එක මෙතනින් බලාගන්න පුළුවන්.
Projected Total Card: Items ටික වෙනුවෙන් යන total estimated cost එක පෙන්වනවා. මේ number එක live update වෙනවා — උදාහරණයක් විදිහට ඔයා item එකක් අලුතින් සල්ලි දීලා ගන්නේ නැතුව inventory එකෙන් ගන්න assign කරොත් මේ total එක වෙනස් වෙනවා.
Actual Total Card: ඔයා items check off කරගෙන යනකොට, ඇත්තටම වියදම් වුණු සල්ලි වල live sum එක මෙතනින් display කරනවා.

2. Vendor Header Metrics

ඕනම vendor row එකක් click කරාම ඒක expand වෙලා individual material line entries ටික බලාගන්න පුළුවන්. හැම vendor header එකකම මේ විස්තර පේන්න තියෙනවා:

Vendor ගේ නම (උදාහරණයක් විදිහට Apex Hardware හෝ OmniWatch Tech වගේ).
ඒ supplier ට assign කරපු total items වලින් දැනට purchased කියලා mark කරපු item count එක.
ඒ specific vendor වෙනුවෙන් යන total projected cost summary එක.
Set Purchase Invoice # Field: ඔයාගේ කාලය ඉතුරු කරගන්න, එකම single billing number එකක් මේ text box එකට type කරලා Enter කරපු ගමන්, ඒ vendor යටතේ තියෙන හැම එකම item එකකටම ඒ invoice number එක එකපාර apply වෙනවා.

Purchases Track කිරීම සහ Inventory එකෙන් Fulfill කිරීම

Vendor list එකක් expand කරගත්තම, හැම item line එකකම status එක මේ විදිහට manage කරන්න පුළුවන්:

1. Items “Purchased” විදිහට Mark කිරීම

Check Box Activation: ඔයා component එකක් මිලදී ගත්තම, item row එකේ වම් පැත්තේ කෙළවරේම තියෙන check box එක click කරන්න.
Cost Auto-Fill: ඒ box එක check කරපු ගමන් ඔයා කලින් preset කරපු unit price එකෙන් Actual Cost box එක automatic fill වෙනවා. හැබැයි supplier ඔයාගෙන් ඊට වඩා වෙනස් ගාණක් charge කරලා තියෙනවා නම්, ඔයාගේ actual spending ledger එක update වෙන්න මෙතනට manual ගාණ type කරන්න පුළුවන්.

2. Stock “From Inventory” Allocating කිරීම

Quoted item එකක් දැනටමත් ඔයාගේ workshop stock එකේ ඉතිරි වෙලා තියෙනවා නම්, අලුතින් සල්ලි දීලා ගන්නේ නැතුව ඒක project එකට assign කරන්න පුළුවන්:

Stock Tags: ඔයා ළඟ තියෙන ප්‍රමාණය පෙන්වන්න app එකෙන් කොළ පාට Available Stock tag එකක් display කරනවා. ඔයා ළඟ තියෙන්නේ අවශ්‍ය ප්‍රමාණයෙන් කොටසක් විතරක් නම්, ඒ ලඟින් orange පාට Partial Stock tag එකක් බලාගන්න පුළුවන්.
Reserving Stock: ඔයාගේ stock එකෙන් ගන්න ඕන quantity එක From Inventory box එකේ type කරලා Set click කරන්න.
“From Inventory” Card: එක පාරක් සෙට් කරාම, app එකෙන් original supplier item row එක update කරලා From Inventory කියලා අලුත්ම vendor section block එකක් auto create කරනවා.

3. Stock Items Fulfill කිරීම

From Inventory section එක ඇතුළේ තියෙන item එකක් (inventory එකෙන් එලියට ගන්න නිසා) purchased විදිහට mark කරන්න check box එක check කරපු ගමන්, Select from Inventory popup window එකක් open වෙනවා. මේ window එකෙන් ඔයාගේ available stock එක individual inventory records (batches) විදිහට කඩලා පෙන්වනවා. ඒ specific record එක store කරලා තියෙන විදිහ අනුව items ඇදලා ගන්න පුළුවන්:

Serial Numbers තියෙන Records වෙනුවෙන්: යම් specific inventory record එකකින් serial numbers track කරනවා නම්, track කරපු හැම item එකක්ම clickable button එකක් විදිහට පෙන්වනවා. ඔයා ගන්න exact serial numbers ටික උඩ tap කරන්න විතරයි තියෙන්නේ.
Serial Numbers නැති Records වෙනුවෙන්: යම් specific inventory record එකකින් serial numbers track කරන්නේ නැත්නම්, සරල count field එකක් බලාගන්න පුළුවන්. ඒ specific batch එකෙන් ඔයා units කීයක් ගන්නවද කියලා එතන type කරන්න විතරයි තියෙන්නේ.

Product Serial Numbers Record කිරීම

Equipment warranties manage කරන්න නම් component serial numbers track කරන එක හරිම critical වැඩක්. ඒවා manage කරන්න item row එකේ දකුණු පැත්තේ කෙළවරේම තියෙන # Action Button එක click කරන්න:

Inventory Items: ඔයාගේ stock එකෙන් ගත්තු items වෙනුවෙන් # button එක click කරාම, ඔයා select කරපු pre-saved inventory serial numbers පෙන්වන read-only list එකක් open වෙනවා.
Purchased (Non-Inventory) Items: # button එක click කරාම text field entry window එකක් open වෙනවා. ඔයාට පුළුවන් හැම serial number එකක්ම manual type කරලා log කරන්න, නැත්නම් Barcode Icon එක tap කරලා barcode scanner එකකින් කෙලින්ම serial number එක scan කරන්න.

Non-Quoted Items සහ Returns එකතු කිරීම

මුල් client estimate එකට ඇතුළත් නොවුණු extra items සල්ලි දීලා ගන්න සිදු වුණොත්, page එකේ උඩම තියෙන තැඹිලි පාට + Add Item button එක click කරන්න පුළුවන්:

Extra Hardware එකතු කිරීම: Quote එකක් හදනවා වගේම, ඔයාගේ Equipment List එකෙන් standard component එකක් select කරලා quantity එක දාන්න පුළුවන්, නැත්නම් සම්පූර්ණයෙන්ම වෙනස් Custom Item එකක් fill කරන්න වුණත් පුළුවන්.
Non-Quoted Tag: මේ විදිහට manually එකතු කරන දේවල් වල ක්ෂණිකවම දම් පාට Non-quoted tag එකක් වදිනවා. Fixed quotation lines වගේ නෙවෙයි, මේ non-quoted items වල විස්තර පස්සේ update කරගන්න පුළුවන් වෙන්න Edit Action Button එකක් ලබා දීලා තියෙනවා.
Deleting සහ Canceling අතර වෙනස:
දම් පාට Non-quoted item එකක delete click කරොත් ඒක page එකෙන්ම සම්පූර්ණයෙන්ම remove වෙලා යනවා.
- හැබැයි standard Quoted item line එකක delete click කරොත් ඒක Cancel වෙලා cross-line එකක් වැටෙනවා විතරයි. Cancelled lines ඔයාගේ screen එකේ record එකක් විදිහට ඉතිරි වෙනවා, ඒ නිසා ඕන නම් button එකක් click කරලා ඒවා ආපහු restore කරගන්නත් පුළුවන්.
- Item Returns Handle කිරීම: ඔයාට vendor කෙනෙකුට materials ආපහු return කරන්න සිදු වුණොත්, රිණ Quantity එකක් පාවිච්චි කරලා item එක add කරන්න (උදාහරණයක් විදිහට -2 වගේ). App එකෙන් automatic මේ row එකට රතු පාට Return tag එකක් දාලා, ඔයාගේ spending totals වලින් ඒ ගාණ අඩු කරලා දෙනවා.

Display සහ Export Options

ඔයාගේ workspace views adjust කරගන්න හෝ list එක එලියට ගන්න top menu header buttons පාවිච්චි කරන්න පුළුවන්:

1. Display Filters

ඔයාගේ dashboard grouping layout එක මාරු කරගන්න Display Options dropdown button එක click කරන්න:

Vendor Only (Default View): ඔයාගේ project components ටික ලස්සනට ඒවයේ suppliers අනුව group කරලා පෙන්වනවා.
By Quotation View: මේකෙන් අමතර organizational layer එකක් එකතු කරනවා; ඒ කියන්නේ ඔයාගේ හැම material card එකක්ම, ඒවා ආපු specific quotation එකට වෙන් වුණු master grouping card එකක් ඇතුළට දාලා පෙන්වනවා.

2. Shopping සඳහා Export කිරීම

ක්ෂණිකව Markdown (MD) file එකක් generate කරගන්න Export button එක click කරන්න.

මේ file එක Apple Notes වගේ applications වලට කෙලින්ම import කරගන්න පුළුවන් විදිහට optimize කරලා තියෙන්නේ.
මේකෙන් layout clutter ඔක්කොම අයින් කරලා, ඔයා hardware supplier කෙනෙක්ගෙන් shopping කරනකොට අවශ්‍ය වෙන සරලම වගේම critical product details ඇතුළත් checklist එකක් export කරලා දෙනවා.
Status Sync: Export කරපු list එකේ ඔයා දැනටමත් check කරපු හෝ uncheck කරපු purchasing statuses ටික ඒ විදිහටම ආරක්ෂා වෙනවා.