Receipts Management

Receipt එකක් කියන්නේ ඔයාගේ customers ලට දෙන official proof of payment එකක් විදිහටයි. මේකෙන් ඔයාගේ project quotes වලට ලැබෙන incoming cash flows track කරන නිසා, හැම job එකකම balances පැහැදිලිව වගේම real-time බලාගන්න උදව් වෙනවා.

---

Receipts Open කරගන්නේ කොහොමද?

ඔයා use කරන device එක අනුව ඔයාගේ receipts බලාගන්න පුළුවන් මෙන්න මෙතනින්:

Desktop

මේක ඔයාගේ Project Details screen එක ඇතුළෙම dedicated section එකක් විදිහට බලාගන්න පුළුවන්. ඒ වගේම add button එකට එහා පැත්තේ තියෙන Expand Icon එක (Diagonal arrows දෙකක් තියෙන button එක) click කරලා ඔයාගේ full receipts page එක වෙනම screen එකකින් open කරගන්නත් පුළුවන්.

Mobile

මේක Sales link category එක යටතේ වෙනමම clear, standalone page එකක් විදිහට open වෙනවා.

---

අලුත් Receipt එකක් Create කරන්නේ කොහොමද?

ලැබුණු transaction එකක් record කරගන්න, තැඹිලි පාට + New Receipt button එක click හෝ tap කරලා entry window එක open කරගන්න:

• Receipt Number: පැහැදිලි consecutive indexing එකක් තියාගන්න පුළුවන් වෙන්න app එකෙන්ම automatic generate වෙන අංකයක් (උදාහරණයක් විදිහට P102RCP01 වගේ).
• Receipt Type: Payment එකට වඩාත්ම ගැලපෙන option එක තෝරන්න:
  • Advance Payment, Balance Payment, Tips, හෝ Opening Balance.

Smart Default

ඔයා project එකට දැනටමත් invoices හදලා තියෙනවා නම්, ඔයාගේ workflow එක ඉක්මන් කරන්න app එකෙන් automatic Balance Payment කියන එක default pre-select කරලා දෙනවා.

• Payment Method: Customer ගෙවපු ක්‍රමය අනුව Cash, Bank Transfer, Cheque, Credit/Debit, හෝ Other කියන එකෙන් එකක් තෝරන්න.

• Select Quotation(s): මේ payment එක අදාළ වෙන්නේ customer ගේ මොන specific quotes වලටද, ඒවට එහා පැත්තෙන් තියෙන boxes check කරන්න. ඔයාට ගණන් හිලව් ලේසි වෙන්න form එකේ “Total value of selected quotations: “ කියලා helper field එකක් පෙන්වනවා.

• Amount: Customer ගෙන් ඔයාට ලැබුණු හරියටම exact payment value එක මෙතනට enter කරන්න.

• Reference (Optional): Auditing records වලට අවශ්‍ය වෙන බාහිර tracking code එකක් (උදාහරණයක් විදිහට bank transaction code එකක් හෝ cheque number එකක් වගේ) record කරගන්න.

Optional Field

ඔයා payment method එක විදිහට Cash තෝරාගත්තොත් මේ field එක පේන්නේ නැහැ, hide වෙලා යනවා.

හැමදේම හරියට තියෙනවා නම්, ඔයාගේ ledger එකට මේක save කරගන්න තැඹිලි පාට Create Receipt button එක click කරන්න.

---

Save කරපු Receipts Manage කිරීම

Save කරපු receipts ඔයාගේ dashboard එකේ transaction date, linked quote references, payment method, සහ exact amount එකත් එක්ක ලස්සනට display වෙනවා.

Receipt row එකේ දකුණු පැත්තේ කෙළවරේම තියෙන මේ actions වලින් ඔයාට වැඩේ කරගන්න පුළුවන්:

• Printer Icon (Print): පිරිසිදු document preview layout එකක් පෙන්වන print window එකක් open කරලා දෙනවා. හැමදේම හරියට තියෙනවා නම්, client ගේ accounting records වෙනුවෙන් paper හෝ digital copy එකක් ගන්න Print Receipt command එක click කරන්න.

• Trash Can Icon (Cancel): මේ button එක click කරා කියලා entry එක ඔයාගේ history logs වලින් සදහටම මැකිලා යන්නේ නැහැ. ඒ වෙනුවට ඔයාගේ historical audit trail එක ආරක්ෂා කරගන්න පුළුවන් වෙන්න, ඒ transaction line එකේ status එක Cancelled විදිහට safely mark වෙනවා.